Prozesse digitalisieren

Wie die Digitalisierung der Prozesse in Kitas gelingen kann und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, erfährst du im Interview mit Iris Nieding (wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Universität Duisburg-Essen).





Welche Prozesse können durch die Digitalisierung erleichtert werden?

Das sind sehr viele Prozesse, die vor allen Dingen das Potenzial haben, digitalisiert zu werden. In der Realität ist es so, dass nicht alles digitalisiert werden muss, aber es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeit in den Einrichtungen zu erleichtern. Es gibt viele Verwaltungsprogramme, die mittlerweile eingesetzt werden in den Kitas. Diese werden dann von den Trägern gesteuert und eingeführt, was eine zentrale Steuerung erlaubt und damit die Buchhaltung, die Verwaltung und alles betriebswirtschaftliche erleichtert. Wenn es dann gut läuft und auch ordentlich implementiert ist, ist es wirklich eine Erleichterung für alle Beteiligten, auch für die Leitungen. Es gibt immer mehr Anmeldungen in den Kitas, die mittlerweile online über Portale erfolgen, also dass die Eltern sich eben über diese Portale registrieren oder anmelden und dann werden diese zentral gesteuert. Der Träger hat dann direkt auch die Daten und kann das dann wieder über das Verwaltungsprogramm an die Kitas weitergeben.


Außerdem gibt es das Intranet, das von vielen Trägern eingesetzt wird. Die Einrichtungen können auf ein Portal zugreifen und haben alle Informationen vom Träger gebündelt. Das können z.B. Formulare, Zahlen, Daten, Fakten, Aktuelles, Newsletter, Fortbildungs-Verzeichnisse oder Qualitätshandbücher sein. Was mir auch immer häufiger über den Weg läuft, ist ein Intranet in dem sich alle Mitarbeitenden miteinander vernetzen können.


Sogenannte Kita Apps haben die Möglichkeit, dass die Einrichtungen alles, was sie digital umsetzen können, gebündelt in einer App oder in einem Programm zusammenfassen können. Dort können dann auch eigene Daten hinterlegt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, dass die Kinder morgens von der Fachkraft eingecheckt werden. So haben die Einrichtungen sofort Listen zu Verfügung und wissen wer da ist und wer fehlt. Das kann auch verknüpft werden mit den Essensbestellungen, damit die Küche weiß, wie viel Essen heute benötigt wird. Die Eltern können die Kinder auch über die App abmelden, wenn sie krank sind oder es können auch Newsletter oder Rundbriefe verschickt werden mit Informationen, dass zum Beispiel diese Woche Gummistiefel benötigt werden. Das würde Aushänge und Briefe ersetzen.


Benutzen das schon viele Einrichtungen? Es kommen immer mehr dazu, die das nutzen oder nutzen wollen. Ich denke mal, in den nächsten Jahren wird das tatsächlich immer mehr kommen, weil das so praktisch ist, das auch alles so gebündelt ist und man da auch zum Beispiel eine Eltern-Funktion integriert und darüber mit ihnen in Kontakt treten kann.

Wie kann die Dokumentation in Kitas digitalisiert werden? Diese Frage stellen sich gerade unendlich viele Einrichtungen. Für die Kita-Apps gibt es teils von Verlagen oder von den Entwicklern fertige Anwendungen mit digitalisierte Bögen. Je nach Träger oder je nach Größe des Trägers, gibt es da andere Möglichkeiten. Große Träger entwickeln dann selber digitale Dokumentationsbögen oder ganze Programme. Kleinere Träger, oder generell, wenn nicht so viele Ressourcen da sind, können sich auch gemeinsam eine Lizenz oder ein solches Programm anschaffen und die Kosten teilen.


Sehr wichtig ist, dass es auf keinen Fall eine doppelte Buchführung geben darf. Per Hand dokumentieren und das dann eintippen, wenn die Betreuungszeit vorbei ist bringt dann keinem was. Im Idealfall müsste es irgendwie über ein Tablet oder Laptop, was dann in jeder Gruppe vorhanden sein müsste, eingegeben werden. Auch zum Dokumentieren müsste es ein solches Programm geben, wo dann direkt Sachen angekreuzt werden können oder freie Felder zum Sachen eintragen, Fotostrecke implementieren und das dann das Programm automatisch aus den Sachen die angeklickt wurden, so Textbausteine formuliert und die dann von den Erziehenden selber noch mal ein bisschen strukturiert werden können. Digitale Dokumentation hat auch den Vorteil, dass es transparent für alle ist.

Gibt es neue Wege für Zusammenarbeit mit den Eltern über digitale Medien, die sich während/durch Corona ergeben haben?

Auf jeden Fall! Also Eltern-Apps, wie ich schon erwähnt habe, haben sich sehr bewährt. Einrichtungen, die das vorher schon hatten sagen, dass sie damit super in Kontakt bleiben konnten und da sehr nah an den Eltern dran waren. Das hat sich bewährt. Viele Einrichtungen haben angefangen Newsletter zu entwickeln, wo sie über aktuelle Dinge informieren. Ich denke mal, das wird auch bleiben, dass Kita Newsletter einrichtungsbezogen herumgeschickt werden, anstatt den Eltern immer irgendwelche Zettel in die Hand zu drücken.


Aus einem Familienzentrum in NRW habe ich gehört, dass sie Beratungsangebote für Eltern und Familien sehr viel telefonisch durchgeführt haben oder über Videokonferenz. Da höre ich auch heraus, dass viele das gerne auch weitermachen möchten, weil auch die Eltern das so gut annehmen. Sie müssen dann zum Beispiel für Elternabende oder Veranstaltungen nicht noch mal eine Betreuung für die Kinder organisieren, sondern können von zuhause aus teilnehmen.


Wie stehen die Fachkräfte zum Thema Digitalisierung der Prozesse?

Das ist immer schwer zu sagen. Ich denke mal auch gerade durch Corona hat sich das jetzt auch wieder verändert. Vorher hat man immer gesagt, dass es zwei Lager gibt: Diejenigen, die es verteufeln und diejenigen, die es befürworten. Ich glaube jetzt, durch die Situation und dass viele gezwungen waren, sich damit auseinanderzusetzen, hat sich die Haltung ein bisschen verändert. Das Potential, was hinter digitalen Medien steckt, wird auch immer mehr erkannt und es werden auch immer mehr Fortbildungsveranstaltungen angenommen.


Die Fachkräfte erhalten auch viele neue Ideen und beschäftigen sich mit der Frage was das überhaupt bedeutet für den Kita Alltag. Digitale Medien bedeuten jetzt nicht nur wir haben Computer in der Einrichtung mit dem die Kinder spielen können, sondern das Medienbildung erfolgt und der Umgang reflektiert wird. Ich glaube, wenn da Konzepte geschaffen werden, die eben nicht übergestülpt werden, sondern dass eine individuelle Aushandlung erfolgt und die Leitung dahinter steht, der Träger das Ganze fördert, dann glaube ich, sind doch alle Fachkräfte mit dabei. Es müssen jetzt nicht alle dafür brennen, aber es ist gut, wenn es ein paar Fachkräfte in jeder Einrichtung gibt, die sich dafür einsetzen und die auch eine Offenheit dafür schaffen und Informationen weitergeben.

Welche Kompetenzen brauchen pädagogische Fachkräfte im Umgang mit digitalen Medien?

Jede Fachkraft sollte Grundkompetenzen im Umgang mit Computern und Laptops haben. Man sollte wissen, wie Word, Excel und so weiter ungefähr funktioniert und damit umgehen können. Wenn es um eine spezielle Software geht, dann ist auch immer eine Schulung sinnvoll. Für den Alltag würde ich sagen, braucht es eine gewisse Kompetenz “Kleinigkeiten” umzusetzen wie Videos zu drehen, Fotos zu machen, vielleicht mit so einfachen Programmen auch kleine Videos zusammenschneiden, was man dann halt auch mit den Kindern umsetzen kann, weil die haben ja auch Freude daran. Eine ganz wichtige Kompetenz ist meiner Meinung nach eben auch, dass die Erziehenden selber eine Reflexionskompetenz haben und digitale Medien jetzt nicht komplett weg bügeln, sondern auf dem Schirm haben. Es ist in der Lebenswelt der Kinder verankert und es ist da und wir müssen damit umgehen und auch darüber reden.


Was wünschen Sie sich im Bezug auf Digitalisierung für die Zukunft?

Ich glaube, da wünsche ich mir auch mehr Offenheit und mehr Unterstützung durch die Träger. Ich bin ja auch sehr unterwegs dabei, das als Organisationsentwicklung zu sehen. Da wünsche ich mir auch auf Seiten der Verantwortlichen, dass das gefördert und unterstützt wird. Nicht einfach nur “Digitale Medien – macht mal irgendwie”, sondern dass es dafür Konzepte gibt und dass das auch auf allen Ebenen reflektiert wird. Fragen wie “Was bedeutet das für die Kita und was für die einzelnen Personen, die damit arbeiten?” müssen geklärt werden, damit auch alle dahinter stehen und das wirklich glücklich umsetzen können. Es hat so viel Potenzial und so viele Möglichkeiten!

 

Iris Nieding ist wissenschaftliche Mitarbeiterinnen am Institut Arbeit und Qualifikation an der Universität Duisburg-Essen. Sie ist Expertin für Digitalisierung im Bildungsbereich und hat bereits an vielen Projekten und Publikationen mitgewirkt.